Copropriété : La liste minimale des documents dématérialisés fixée par décret

Pour rappel : Depuis le 1er janvier 2015, la loi ALUR impose aux syndics de copropriété de mettre à disposition des copropriétaires et du conseil syndical, un extranet sécurisé afin qu’ils puissent consulter les documents relatifs à la copropriété, les télécharger et les imprimer.

Toutefois, la possibilité de dispenser le syndic de mettre en place un extranet peut -être prise par l’assemblée générale à la majorité absolue.

Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019, pris en application de la loi ELAN du 23 novembre 2018, vient préciser la liste minimale des documents dématérialisés qui doivent être mis à disposition des copropriétaires et maintient le principe de différenciation d’accès entre copropriétaires.

Cette liste comprend les documents relatifs à la gestion de l’immeuble et concernent ainsi l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble :

  • Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et les actes publiés qui y apportent des modifications ;
  • La dernière fiche synthétique réalisée par le syndic ;
  • Le carnet d’entretien de l’immeuble ;
  • Les diagnostics techniques des parties communes de l’immeuble en cours de validité ;
  • Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
  • L’ensemble des contrats et marchés en cours conclus par le syndic, excepté les contrats de travail des salariés du syndicat ;
  • Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours de validité ;
  • Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et les devis de travaux qui y ont été acceptés ;
  • Le contrat de syndic en cours.

Chaque copropriétaire doit également avoir à disposition des documents relatifs à son propre lot :

  • Son compte individuel arrêté après approbation des comptes par l’assemblée générale ;
  • Le montant des charges prévu dans le budget prévisionnel et celui des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices clôturés et payés par le copropriétaire ;
  • Le montant de la part du fonds travaux rattachée à son lot, arrêté après approbation des comptes par l’assemblée générale ;
  • Les avis d’appels de fonds qui lui ont été envoyés durant les trois dernières années.

Le décret précise également une liste de documents relatifs à la gestion de l’immeuble mais uniquement consultables par les membres du conseil syndical afin de pouvoir mener à bien leurs missions d’assistance et de contrôle.

  • Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires ;
  • Le relevé des charges et produits de l’exercice échu ;
  • Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ;
  • Les assignations en justice relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ;
  • La liste de tous les copropriétaires ;
  • La carte professionnelle du syndic ainsi que son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et de garantie financière ;

S’agissant d’une liste minimale, rien n’empêche le syndic d’aller plus loin que ce cadre réglementaire et d’apporter davantage de visibilité aux documents qu’il jugera nécessaires en fonction de la qualité du propriétaire.

Pour les copropriétés ayant décidé de ne pas exempter leur syndic de l’obligation de mettre en place un extranet, la mise en ligne de ces documents devra être effective
pour le 1er juillet 2020 au plus tard.
Le conseil syndical se devra de veiller au respect de cette liste de documents établie et de réclamer au syndic tout document manquant.

Source :
Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessible sur un espace sécurisé en ligne

 

 

© CTRC-IdF
02/06/2020
Mahjouba D.