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Les mesures prises en application de la loi d’urgence COVID-19 intéressant les associations

Parmi les ordonnances prises en urgence par le Gouvernement pour faire face à l’épidémie de Covid-19, deux d’entre elles viennent impacter le fonctionnement des associations, fondations et fonds de dotation :

  • L’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes des personnes morales de droit privé ;
  • L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales de droit privé .

Ces ordonnances sont applicables à toutes les personnes morales de droit privé : associations, fondations, fonds de dotation, mais aussi GIE, GCS et GCSMS de droit privé, sociétés commerciales ou civiles, etc.

Elles permettent d’une part de reporter le délai légal d’approbation des comptes et d’autre part elles assouplissent les règles relatives à la tenue des Assemblées Générales, Conseils d’Administration et Bureau, par l’instauration de la visioconférence.

L’ordonnance n° 2020-318 prévoit ainsi une prorogation de trois mois du délai pour faire approuver les comptes annuels. Ainsi, les structures qui clôturent leur exercice au 31 décembre 2019, et qui auraient dû en principe faire approuver leurs comptes 2019 par leur Assemblée Générale au plus tard le 30 juin 2020 auront cette année jusqu’au 30 septembre 2020 pour organiser cette Assemblée.

Cette prorogation ne s’applique pas dans le cas où le commissaire aux comptes de la structure avait d’ores et déjà émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

Elle s’applique pour les associations qui ont clôturé leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par la loi dite Covid-19 soit le 24 mai 2020 actuellement.

L’ordonnance n° 2020-321 généralise la communication par voie électronique des documents aux membres de l’association. Elle adapte les modalités de participation aux réunions et de délibération de l’Assemblée Générale et des organes de direction et de surveillance (Conseil d’administration, Bureau, …).

Sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire, les membres de l’organe d’administration ou de direction d’une association peuvent se réunir par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.

L’ordonnance ne donne pas d’indication sur les exigences techniques à remplir. Elle précise toutefois que :

  • La conférence devra permettre l’identification des membres,
  • Les moyens techniques doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Pour information :

Plusieurs outils permettent l’organisation de réunions à distance gratuitement, en conférence téléphonique (https://www.ovh.com/conferences/) , ou en visioconférence (Skype, Zoom, Whereby…).

La mesure s’applique aussi à toutes les délibérations même celles portant sur les comptes annuels.

 

  • La tenue des Assemblées Générales :

La convocation des membres, et toutes les personnes ayant le droit d’assister à l’Assemblée Générale, peut se faire se faire par tout moyen. Ils doivent être informés de la date et de l’heure, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble de leurs droits (participation aux débats, vote, etc.).

Il est recommandé de privilégier la convocation par mail en activant l’accusé de réception et l’accusé de lecture pour garder des preuves et par mesure de traçabilité.

Il est possible pour tenir ces réunions, durant cette période, d’avoir recours aux moyens de communication à distance (conférence téléphonique ou audiovisuelle), et ce même si les statuts ne le prévoient pas, ou l’interdisent expressément.

Pour le calcul du quorum et de la majorité, sont réputés présents les membres de l’Assemblée qui participent à la conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Il faut être vigilant si l’Assemblée générale a également pour objet de renouveler des mandats d’administrateurs, et de vérifier que les statuts de la structure permettent la continuité de leur mandat jusqu’à la nouvelle date fixée pour l’Assemblée.

  • Les réunions du Conseil d’administration et de Bureau :

L’ordonnance vient généraliser, dans les mêmes conditions que celle de l’AG, le recours aux moyens de communication à distance (conférence téléphonique ou audiovisuelle).

Elle permet également, pour ces réunions, de recourir à la consultation écrite, même en l’absence de disposition statutaire. Il suffit que les administrateurs aient pu échanger entre eux avant de procéder au vote des résolutions.

Pour ce faire, plusieurs étapes sont nécessaires :

  1. La communication des documents préparatoires, résolutions et formulaire de vote… par mail et information sur la procédure et les échéances pour contribuer puis pour voter ;
  2. Contribution des administrateurs par mail en s’assurant que tous les membres soient bien destinataires des échanges ;
  3. Si nécessaire, débats et discussion par conférence téléphonique ou visioconférence ;
  4. Vote transmis par mail.

Cette ordonnance est applicable aux assemblées et aux réunions des organes d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020 pour le moment. Ce délai pourrait être prolongé ultérieurement par décret, au plus tard jusqu’au 30 novembre 2020 (article 11)

Un décret précisant les conditions d’application de cette ordonnance est annoncé (Article 10)

 

© CTRC-IdF
02/04/2020
Mahjouba D